Telaahan Perbaikan Alat Kesehatan dan Birokrasi Surat Yang Lama

Salah satu permasalahan dari perbaikan alat kesehatan yang ada di Rumah Sakit, adalah proses perbaikan yang lama. Salah satu faktor penyebab di antaranya adalah lamanya Disposisi Kebijakan dari pimpinan, yang berasal dari Surat Telaahan Staff untuk perbaikan. Memang birokrasi korespondensi surat-menyurat menjadi beribet karena melewati beberapa departemen dan ditelaah ulang. Tetapi pada ruangan pelayanan kesehatan memerlukan informasi waktu kapan perbaikan bisa selesai dikerjakan dan peralatan mereka bekerja normal seperti sediakala.

Di jaman yang sudah digital ini, menjelang tahun 2020, teknologi surat menyurat sudah berbasiskan email, share menggunakan social media WA, Telegram, dll.  Surat menyurat di Rumah Sakit kebanyakan masih mengandalkan media kertas ketimbang media lain. Perkembangan teknologi bukan mengurangi penggunaan kertas dalam penuangan informasi dan rekaman kegiatan, namun justru meningkatkan pertumbuhan arsip / rekaman kegiatan termaksud, belum lagi kalau tembusan suratnya bejibun.

Birokrasi pemerintah masih mengandalkan surat bermedia kertas bukan email sebagai sarana komunikasi kedinasan. Oleh karena hal - hal tersebut diatas, terkadang bagian administrasi ataupun saya sendiri terkadang kebanjiran arsip bermediakan kertas. Sudah lumrah kalau melihat meja kepala bidang atau meja kepala bagian menumpuk kertas-kertas pelaporan, atau kertas surat masuk yang menunggu untuk diperiksa dan ditandatangani.

Pada perbaikan dan pemeliharaan peralatan kesehatan ada beberapa kendala di lapangan yang tidak bisa dilakukan oleh teknisi elektromedik ataupun memerlukan koordinasi dari vendor pabrikan maupun koordinasi dari uit terkait sehingga dilakukan kajian teknis telaahan staff kepada pimpinan.

Contoh Kasus : 

Jakarta,   10 Februari 2017

Nomor             :  112/ IPSRS-RSUD/2017                                               Kepada Yth :

Lampiran         :  1 lembar                                                           Kepala Bidang Penunjang Medis

Perihal             : Perbaikan Pulse Oxymeter Oxy9wave                                  di

                          Ruangan Perawatan Anak & Ponek IGD                         Tempat     

                          

                            

Dengan ini kami menyampaikan kerusakan SPO2 Sensor yang ada di ruangan untuk dilakukan perbaikan, dimana SPO2 sensor tersebut sudah dilakukan pengecekan oleh teknisi vendor alat tersebut :

NO.	RUANGAN	UNIT ALAT	KERUSAKAN	KETERANGAN
1.	Perinatologi Ruang Bayi	Pulse Oxymeter Oxy9Wave SN.O2P02XXX88	Lead Fault, Probe Error. Probe tidak terbaca, tidak keluar hasil	Pengadaan Tahun 2016. Indikator transmitter sinyal tidak menyala, SPO2 Sensor Neonatal rusak tidak bisa diperbaiki, disarankan penggantian baru
2.	IGD Ponek	Pulse Oxymeter Oxy9Wave SN.O2P02XXX77	Lead Fault, Probe Error. Probe tidak terbaca, tidak keluar hasil	Pengadaan Tahun 2016. Indikator transmitter sinyal tidak menyala, SPO2 Sensor Adult rusak tidak bisa diperbaiki, disarankan penggantian baru

Agar pelayanan di ruangan tidak terganggu, kami sarankan untukpenggantian sparepart di atas. Penawaran terlampir. Demikian atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

                   Teknisi Elektromedis                                                       Kepala Bagian IPSRS

                            TTD                                                                                      TTD

Telaahan staff sudah dibuat dengan kesimpulan agar segera diganti SPO2 sensor untuk perbaikan agar segera bisa dipakai dan dioperasionalkan kembali untuk pelayanan di ruangan.
Surat sudah diprint ke kertas dan ditandatangani oleh Teknisi Elektromedis dan Kepala Bagian IPSRS dimana ditujukan kepada Kepala Bidang Penunjang Medik Tembusan ke Kepala Bidang Pelayanan Medik & Keperawatan. Tujuan surat sesuai dengan struktur organisasi yang ada di Rumah Sakit tersebut. Output dari surat tersebut akan diteruskan ke Wakil Direktur Umum & Keuangan Tembusan ke Kepala Bidang Pelayanan Medik & Keperawatan.

Struktur Organisasi Rumah Sakit

Nah, dari sini birokrasi surat menyurat dimulai, sampai surat telaahan sampai di meja Direktur dan kemudian keluar Surat Disposisi dimana Surat Tanggapan, Saran maupun Instruksi setelah surat tersebut dibaca oleh Pimpinan. Di dalam surat Disposisi disampaikan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut untuk penyelesaian surat tersebut. Surat disposisi akan diteruskan ke bagian ULP (Unit Layanan Pengadaan) untuk dilakukan pengadaan pembelian SPO2 Sensor yang baru. Dimana selanjutnya pihak ULP Pengadaan akan memanggil pihak penyedia vendor untuk melakukan pekerjaan pengadaan pembelian SPO2 Sensor ganti SPO2 Sensor yang rusak dengan membuat SPK (Surat Perintah Pekerjaan).

Dan surat disposisi tersebut bisa keluar memakan waktu kajian telaahan bisa berminggu-minggu bahkan dalam hitungan bulanan, tergantung dari respon waktu surat tersebut ditelaah. Permasalahannya adalah saat proses kajian telaahan tersebut yang memerlukan waktu lama, ruangan pelayanan bahkan IPSRS tidak bisa menentukan kapan pekerjaan perbaikan selesai sehingga pelayanan di ruangan pun juga terganggu.

Oleh karena itu kita IPSRS sering bolak balik menanyakan suratnya sudah sampai mana ? Sudah ditelaah belum ? Hasil telaahan staff no surat ...... tanggal ...... sudah ada disposisi ?

Di sisi lainnya, ruangan yang mempunyai alat mengeluhkan dan menanyakan, Kapan perbaikan dilakukan ? Sampai berapa lama alat diperbaiki ? Bagaimana perbaikan alatnya, karena akan dilakukan pelayanan ?

Kita sampaikan Surat Telaahan sudah disampaikan belum ada jawaban. Masih di birokrasi surat telaahan.

Begitulah gambaran khas Birokrasi Surat Menyurat Korespondensi yang ada di pemerintahan, bukan Rumah Sakit saja. Sudah menjadi hal yang biasa dan lumrah. Diperlukan Reformasi Birokrasi tentang Korespondensi Surat Kedinasan.

Masalah Birokrasi Surat Telaahan Secara Manual :

• Fisik kertas surat harus diprint, beresiko tinta printer habis, printer rusak, surat terselip hilang, sobek, rusak, basah. Pemborosan kertas apabila Surat tersebut banyak tembusan ke Departemen/ Instansi yang bersangkutan.
• Tracking keberadaan surat masih manual, dicari satu persatu. Harus sering-sering menanyakan ke bagian Sekretariat Tata Usaha tentang keberadaan surat telaahan yang dimaksud sudah sampai dimana.
• Status Surat dan respon waktu korespondensi surat tidak bisa diketahui. Apakah sudah diperiksa, masih proses, atau sudah selesai
• Pengarsipan surat membutuhkan wadah arsip surat dan lemari
• Penataan arsip surat tidak diketahui, sering terjadi surat telaahan yang sudah selesai menumpuk dan sulit untuk memilah-milah surat berdasarkan jenis surat, waktu dan urgensinya
• Urgensi surat untuk pelayanan CITO disamakan dengan Surat Masuk biasa

Kelebihan Birokrasi Surat Telaahan Secara Digital :

• Surat telaahan digital via aplikasi maupun via email, hemat kertas
• Meminimalisasi surat hilang, bisa ditracking melalui no surat
• Status surat sudah dibaca atau sedang diproses bisa dilihat
• Penataan arsip surat yang minimal dengan penyimpanan digital via server
• Waktu pengambilan keputusan/ disposisi yang lebih cepat dari pimpinan
• Proses Korespondensi Surat Menyurat yang Dinamis

 

Aplikasi Manajemen Surat, Sistem Informasi Kearsipan Dokumen, Sistem Informasi Korespondensi Surat Dinas, Aplikasi Surat Telaahan. Apapun namanya, diharapkan bisa membuat percepatan pada alur birokrasi yang panjang dan memakan waktu yang lama, sehingga tanggapan tindak lanjut dari pimpinan pada informasi telaahan bisa cepat diambil tindak lanjut penyelesaian perbaikan.

Bingung dengan banyaknya pengadaan komputer di Rumah Sakit tetapi tidak bisa terkoneksi secara LAN maupun internet dalam suatu aplikasi untuk korespondensi surat-menyurat kedinasan yang menjadi hal dasar untuk pelayanan di Rumah Sakit. Komputernya buat apaan ???

Peranan Teknologi Informasi dalam Birokrasi Korespondensi Surat Kedinasan
Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.

1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

2. Komunikasi  Perkantoran

3. Pengiriman Surat

4. Arsip/Filing

Manfaat pengelolaan Arsip Birokrasi Korespondensi Surat Kedinasan berbasis TIK:

1. Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen.
2. Memenuhi tuntutan top management akan kecepatan dan ketepatan.
3. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.
4. Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server), ramah lingkungan.
5. Meningkatkan pelayanan umum/public service.

Diharapkan ke depannya Manajemen Fasilitas Rumah Sakit lebih bisa memperhatikan tentang sistem birokrasi Korespondensi Manual yang lama ke Korespondensi Surat Kedinasan berbasis TIK menjadi prioritas Reformasi Birokrasi menuju Pelayanan yang lebih baik.

CONTOH APLIKASI MANAJEMEN SURAT