Manajemen Rumah Sakit Amburadul VS Teknologi Kesehatan

 

EVOLUSI TEKNOLOGI

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Asset adalah  /asét/ n 1 sesuatu yang mempunyai nilai tukar; 2 modal; kekayaan:

Alat kesehatan sebagai salah satu Asset dan Investasi rumah sakit dalam menjalankan pelayanan kepada pasien, merupakan salah satu variabel dari banyak variabel yang ada di Rumah Sakit.


Mengetahui seberapa jauh adopsi teknologi informasi di fasilitas pelayanan merupakan sebuah tantangan besar di Indonesia. Terlebih lagi, banyaknya variasi fasilitas pelayanan kesehatan menurut UU No 36 tahun 2009 tentang Kesehatan.1 Fasilitas pelayanan kesehatan di Indonesia dapat berupa rumah sakit, puskesmas, klinik swasta, praktik dokter bersama, bahkan sampai dokter dan bidan praktik perorangan, yang dibagi menjadi 3 level pelayanan primer, sekunder dan tersier.

Belum termasuk fasilitas lain yang terkait dengan kesehatan seperti apotik, laboratorium klinik, penyedia asuransi kesehatan sampai penyelenggara pendidikan kedokteran dan kesehatan. Karakteristik kepemilikian rumah sakit juga bervariasi mulai dari milik pemerintah (Kementrian Kesehatan, Kementrian Pendidikan, TNI, POLRI), Yayasan (Muhammadiyah, Yakkum) maupun perorangan dan swasta, yang menambah kompleksitas dari karakter rumah sakit yang ada di Indonesia. Terdapat lebih dari 2.000 rumah sakit yang terdaftar dengan karakteristik dan tipe yang berbeda-beda sesuai dengan sumber daya yang dimiliki.

Mayoritas RS masih menggunakan sistem manual mulai dari pencatatan identitas pasien sampai pembuatan laporan. Data kegiatan pelayanan di setiap unit kerja diarsipkan dalam bentuk paper-based yang membutuhkan ruang penyimpanan yang luas sehingga menyebabkan kesulitan dalam pencarian data dan informasi yang dibutuhkan. Namun demikian, sistem manual dianggap sudah tidak optimal dalam pelayanan kesehatan yang semakin kompleks, sehingga beberapa RS/RSK saat ini mulai mengadopsi Teknologi Informasi untuk mengatasi berbagai kendala yang dialami serta untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pelayanan.

Adopsi teknologi informasi di rumah sakit perlu diidentifikasi sampai sejauh mana digunakan dalam menunjang mutu pelayanan kesehatan. Fakta menunjukkan beberapa rumah sakit sudah memggunakan atau mulai menggunakan teknologi informasi dalam pelayanan kesehatan, baik pengembangan sendiri, bekerjasama dengan pihak lain maupun maupun outsourcing.Namun banyak rumah sakit yang belum menggunakan sistem informasi walaupun sudah masuk dalam perencanaan dikarenakan berbagai hal. Survey terhadap penggunaan sistem informasi di rumah sakit perlu dilakukan untuk mengidentifikasi sejauh mana rumah sakit siap mengadopsi sistem informasi.

SIRS ONLINE RUMAH SAKIT

Hal tersebut sudah dijabarkan secara jelas pada :

• Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia  Nomor 1171/MENKES/PER/VI/2011 Tentang Sistem Informasi Rumah Sakit 
• Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia  Nomor 82 Tahun 2013 Tentang Sistem Informasi Rumah Sakit
• Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/ Daerah

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.

Sistem Informasi Kesehatan adalah seperangkat tatanan yang meliputi data, informasi, indikator, prosedur, teknologi, perangkat, dan sumber daya manusia yang saling berkaitan dan dikelola secara terpadu untuk mengarahkan tindakan atau keputusan yang berguna dalam mendukung pembangunan kesehatan

Pesatnya kemajuan teknologi di bidang informasi telah melahirkan perubahan tatanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dalam kaitan ini, peran dan fungsi pelayanan data dan
informasi yang dilaksanakan oleh Rumah Sakit sebagai salah satu unit kerja pengelola data dan Informasi dituntut untuk mampu melakukan berbagai penyesuaian dan perubahan. Sistem Informasi dapat dimanfaatkan untuk kegiatan pelayanan data dan informasi dengan lebih produktif, transparan, tertib, cepat, mudah, akurat, terpadu, aman dan efisien, khususnya membantu dalam memperlancar dan mempermudah pembentukan kebijakan dalam meningkatkan sistem pelayanan kesehatan khususnya dalam bidang penyelenggaraan Rumah Sakit di Indonesia

Rumah Sakit sebagai Core Bisnis Pelayanan Kesehatan.

PROSES BISNIS

1. Pelayanan Utama (Front Office)
Setiap Rumah Sakit memiliki prosedur yang unik (berbeda satu dengan lainnya), tetapi secara umum/generik memiliki prosedur pelayanan terintegrasi yang sama yaitu proses pendaftaran, proses rawat (jalan atau inap) dan proses pulang (seperti pada gambar berikut). Data yang dimasukan pada proses rawat akan digunakan pada proses rawat dan pulang. Selama proses perawatan, pasien akan menggunakan sumber daya, mendapat layanan dan tindakan dari unit-unit seperti farmasi, laboratorium, radiologi, gizi, bedah, invasive, diagnostic non invasive dan lainnya. Unit tersebut mendapat order/pesanan dari dokter (misalnya berupa resep untuk farmasi, formulir lab dan sejenisnya) dan perawat. Jadi dokter dan perawat sebagai aktor/SDM inti pada proses bisnis Rumah Sakit (seluruh order berasal dari mereka). Karena itu kami menyebutkan inti sistem ini sebagai order communation system.

2. Pelayanan Administratif (Back-Office)
Rumah Sakit merupakan unit yang mengelola sumber daya fisik (manusia, uang, mesin/alat kesehatan/aset, material seperti obat, reagen, alat tulis kantor, barang habis pakai dan sejenisnya). Walaupun proses bisnis setiap Rumah Sakit unik tapi tetap terdapat proses umum, diantaranya perencanaan, pembelian/pengadaan, pemeliharaan stok/inventory, pengelolaan Aset, pengelolaan SDM, pengelolaan uang (hutang, piutang, kas, buku besar dan lainnya). Proses back office ini berhubungan/link dengan proses pada front office. Proses bisnis data tidak terstruktur Proses-proses bisnis tersebut di atas yang melibatkan data-data terstruktur, yang dapat dikelola dengan relational database management system, selain itu terdapat proses bisnis yang melibatkan data yang tidak terstruktur seperti alur kerja, surat diposisi, email, manajemen proyek, kolaborasi, team work, manajemen dokumen dan sejenisnya.
 

 

STRATEGY MANAJEMEN OFFICE

SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit) adalah aplikasi yang menampilkan status dan history pasien yang dirawat di rumah sakit, baik dari keterangan identitas, riwayat penyakit, nama dokter, ruangan asal dirawat, obat-obatan farmasi, hasil pemeriksaan laboratorium, hasil pemeriksaan radiologi, tagihan pengobatan kasir, pembayaran yang lunas, pembayaran yang tertunda, dll.

Di lain hal SAMRS (Sistem Aset Manajemen Rumah Sakit), adalah aplikasi yang menampilkan informasi status Asset yang dimiliki oleh Rumah Sakit (tidak melihat alokasi dana pembelian), keterangan asset, sebaran ruangan distribusi asset, riwayat perbaikan aset, riwayat pemeliharaan asset, status asset, penyusutan nilai asset, status asset, dll

Pada SIMRS objek variable adalah pasien, sedangkan pada SAMRS objek variable adalah asset termasuk alat kesehatan dan alat elektromedik. Dimana kedua aplikasi di atas adalah Pekerjaan Rumah (PR) Rumah Sakit yang harus direalisasikan di lapangan agar Asset Investasi Rumash Sakit bisa direkapitulasi, tercatat dan didokumentasikan untuk dievaluasi. 

Teknik Elektromedik dalam hal ini sebagai pelaksana di lapangan, untuk pemeliharaan dan perbaikan, bisa melakukan manajerial dan monitoring dalam pekerjaan di lapangan. Di lain pihak, informasi tentang asset bisa diakses oleh pihak manajemen, pelayanan, dan pihak terkait lainnya. 
Tetapi bila aplikasi SAMRS tidak ada, dan tidak ada data inventaris update secara berkala, akan menghambat sisi pelayanan secara tidak langsung suatu waktu. Tidak adanya pemutakhiran data yang optimal.

Tergantung pada ukuran rumah sakit atau system kesehatan yang ada di lapangan, jika ada ratusan sampai ribuan peralatan / asset, dan cenderung akan terus bertambah seiring dengan perkembangan kemajuan rumah sakit,  - dari sistem pengendali udara dan gas medis untuk manset tekanan darah dan IV pompa - biasanya diinventarisasi secara manual dan berhasil "menjadi pekerjaan berulang-ulang" oleh manajemen fasilitas dan Biomed team. Dengan volume tipis saja, risiko keuangan dan implikasi yang terkait dengan pengelolaan persediaan ini bisa jadi menjadi resiko yang menakutkan layaknya "Bom Waktu"


 "Di Rumah Sakit : …banyaknya jenis obat, alat kesehatan, jenis pemeriksaan dan prosedur, serta jumlah pasien dan staff Rumah Sakit yang cukup besar, merupakan hal yang potensial bagi terjadinya kesalahan"

Kesalahan bisa diminimalisir dengan antisipasi dan koreksi yang uptodate. Sangat bisa dengan adanya sistem informasi online yang tangguh. Perencanaan dan manajerial yang baik pasti akan menghasilkan kebijakan dan keputusan yang tepat sasaran.

Di suatu rumah sakit pasti mempunyai bagian pengembangan aplikasi dan software, baik itu internal maupun outsource, masalahnya tidak bisa terintegrasinya aplikasi SAMRS Sistem Asset  Manajemen Rumah Sakit dengan aplikasi indukan yang sudah dibuat, dan seharusnya bisa segera dibuat solusi, tidak terbengkalai dan tertunda tanpa waktu yang jelas. Karena tongkat estafet tersebut secara sistemik akan mengakibatkan masalah pada pelayanan di lapangan secara tidak langsung. 

Asset khususnya alat kesehatan sebagai variable objek tongkat estafet yang berkesinambungan satu dengan yang lain, dengan tetap fokus pada garis finish, pada visi dan misi rumah sakit menuju pelayanan prima. Hal ini sebenarnya bisa dioptimalkan dengan adanya Sistem Aset Manajemen Rumah Sakit (SAMRS) yang berperanan untuk mengolah data asset, menginventarisir, mengetahui status dan sebaran asset, evaluasi dan perencanaan pada asset itu sendiri. 

Informasi tersebut menjadi tongkat estafet yang secara sistemik berdaya guna bagi semua pihak.  

Bagian pelayanan yang berkaitan dengan Asset :

• Manajemen Rumah Sakit
• Bagian Umum & Keuangan
• Bagian Gudang Umum & ATK
• Bagian Gudang Farmasi
• Unit Layanan Pembelian (ULP)
• Bagian  Keperawatan & Pelayanan
• Bagian Perencanaan & Pemasaran
• Bagian Sumber Daya Manajemen (SDM)
• Bagian lainnya melihat kompleksitas Rumah Sakit

Efek domino dari Manajerial dan Perencanaan yang tidak terarah karena pengelolaan manajemen aset yang amburadul berdampak pada pelayanan di ruangan secara tidak langsung, sangat disarankan rumah sakit sudah siap dengan masterplan blueprint system informasi dan system manajemen yang mumpuni.

Contoh Kasus :
Suatu tindakan bedah yang dijadwalkan minggu depan setelah pemeriksaan pasien tidak bisa dilakukan/ tertunda/ dirujuk ke rumah sakit lain karena Bor Bedah tidak memiliki stock Mata Bor untuk tindakan operasi. Mata Bor yang lama sudah tumpul dan tidak bisa digunakan kembali. Dan pemesanan mata bor membutuhkan waktu yang lama karena stock barang inden 2 bulan dari vendor distributor. Permasalahan tersebut disampaikan saat kerusakan alat karena mata bor yang tumpul, tidak ada unit back up. Dan perencanaan ajuan telaahan permintaan dari ruangan operasi telat.

Ada stigma negatif tentang kinerja di lapangan tentang kerusakan alat dengan tertundanya pelayanan di lapangan. "BISA MEMBELI ALAT KESEHATAN YANG BAGUS DAN MAHAL, TETAPI TIDAK BISA MEMPERBAIKI" Tidak bisa memperbaiki tetapi di balik permasalahan tersebut ada birokrasi sistem yang masih terhambat, sehingga berdampak pada perbaikan kemudian melebar ke pelayanan di ruangan. Adanya kerancuan informasi karena perencanaan yang telat dan belum termonitoring dengan benar. Bukan rusak alatnya tetapi bahan habis pakai mata bor bedah habis stock, sehingga tindakan operasi yang akan dijadwalkan tidak bisa dilakukan. Kerugian untuk rumah sakit.

Praktek-praktek Sistem Informasi Manajemen terbaik akan membantu Manajemen untuk mencari potensi penghematan dalam basis asset tetap dan menunjukkan cara untuk menghemat waktu dalam proses alurnya. Bosan dengan alur birokrasi yang memakan waktu lama. Bukannya tidak bisa dibuat manual, tetapi apakah efisien dan dapat dimonitoring secara optimal. 

Topik-topik kunci yang dibahas meliputi:

    - Issue Masalah Management Asset Kesehatan
    - Manajerial Fasilitas (Peran / Pertimbangan / Kebijakan Pelayanan)
    - Praktek Terbaik Berlakunya Ulasan Evaluasi Berkala

 

MANAJERIAL ASSET DI RUANGAN ICU

Dalam lingkungan kesehatan dengan pelayanan di Rumah Sakit yang semakin meningkat, penekanan baru telah ditempatkan pada akuntabilitas rumah sakit secara terbuka dan serba online. Transparansi ditingkatkan dengan catatan manajemen aset tetap - yang umumnya merupakan item baris terbesar dari neraca suatu rumah sakit. Pentingnya catatan manajemen aset tetap akurat dan terdokumentasi dengan baik adalah yang terpenting, tetapi mempertahankan inventarisasi aset dapat tetap diandalkan adalah tantangan rumah sakit untuk berlangsungnya pelayanan prima, baik untuk setiap rumah sakit negeri, yayasan atau swasta. 

Memanfaatkan (mengoptimalkan) investasi sistem rumah sakit dapat:

• Memaksimalkan efektivitas perawatan dengan merampingkan proses pemeliharaan untuk memperpanjang umur panjang aset dan meningkatkan produktivitas; 
• Mengurangi biaya persediaan belanja bulanan dengan membantu dalam menghindari membawa persediaan yang tidak dibutuhkan atau mengalami downtime karena persediaan tidak memadai; 
• Meningkatkan pemulihan garansi kerusakan asset dengan meningkatkan pelacakan riwayat asset dari perbaikan yang memenuhi syarat untuk klaim garansi; dan 
• Meningkatkan keandalan asset dan manajemen risiko dengan peran resiko regulasi. 
• Monitoring transparansi dari pihak yang berkompeten, uptodate dengan status asset
• Perencanaan system jangka pendek, menengah dan jangka panjang 
• Koordinasi dan feedback yang baik dari alur system informasi mencakup multiple user dan manajerial
  

Issue Masalah Management Asset Kesehatan

Mengatasi akuisisi aset tetap (Program manajemen aset dengan segudang cek, total rekapitulasi, proses, dan praktek) terhadap pemeliharaan asset (Alur kerja di mana fokusnya adalah di bagian maintenance pemeliharaan – tugas harian, sparepart, pemesanan pembelian, alat kerja, keterampilan, ijin sertifikasi, dll ...) berlanjut pada tantangan pelayanan kesehatan. 

Manajemen pemeliharaan, misalnya, memiliki interaksi yang luas dengan aplikasi pengadaan untuk mengelola bagian asset dan kajian persyaratan pembelian asset serta interaksi dengan aplikasi jumlah  sumber daya manusia untuk mengontrol dan mevalidasi keterampilan untuk pemeliharaan asset. Analisa Beban Kerja Tenaga Pemeliharaan dan Perbaikan Alat Kesehatan. Namun, jarang ada umpan balik tentang apa yang dilakukan untuk solusi tetap, tidak adanya statistik dan informasi berbagi biaya dengan unit bisnis rumah sakit berasal.

Tantangan ini lebih diperkuat ketika salah satu upaya untuk melindungi Perputaran Aset Dengan melihat dari Pengadaan dan Pemeliharaan seperti proses bisnis yang digambarkan di bawah ini.

LIFECYCLE ASSET

Riwayat Sistem Manajerial Asset, seperti digambarkan di atas, telah difokuskan pada aset tetap depresiasi modal manajemen dan memenuhi minimal (inti) kepatuhan terhadap peraturan. Tantangannya adalah sebagian besar data tentang aktiva tetap dipertahankan dalam banyak aplikasi yang berbeda yang menjaga data mereka sendiri atas aset tetap, seperti yang digambarkan di bawah ini, di mana kebutuhan dan pemanfaatan aset tetap dalam rumah sakit adalah klinis di alam. Sebagian besar sistem yang berbeda jauh baik mempertahankan data yang berlebihan dan menggunakan berbeda definisi data.

Penggolongan peralatan kesehatan menurut prosedur atau sifat pemakaiannya antara lain peralatan consumable atau yang habis pakai dan peralatan dengan sifat yang bisa digunakan secara terus menerus. Bisa menjadi sangat mudah dengan adanya aplikasi SAMRS.

Dari kamar operasi (OR) untuk pusat data klinis, rumah sakit memiliki kebutuhan bisnis untuk mengoptimalkan pemanfaatan aset dan menghindari kegagalan aset. Namun, kurangnya pemahaman lengkap dari proses akuisisi modal sampai ke proses pemeliharaan telah membatasi rumah sakit dari mendapatkan beberapa dampak pada garis terakhir.

Misalnya, dana modal membutuhkan metrik substantif dan analisis risiko obyektif dan organisasi kesehatan yang paling tetap percaya bahwa pemeliharaan preventif alat kesehatan meningkatkan kemampuan operasional dan pelayanan, di lain hal sering melihatnya sebagai biaya dan bukan sebagai investasi. Hal ini diilustrasikan sebagai manajer rumah sakit berusaha untuk mendapatkan data dasar yang dibutuhkan misalkan efektifitas fungsi asset, usia asset, investasi modal, transparansi, dan keberlanjutan aset mereka, untuk menghitung nilai riil aktiva tetap unit bisnis rumah sakit ini. Dengan demikian, sebagian besar tidak dapat menghubungkan titik-titik dari dampak Asset Lifecycle lengkap untuk pendapatan.

Mempertimbangkan pentingnya menghindari potensi pendapatan yang hilang terkait dengan kerusakan asset tetap, misalnya, penutupan pelayanan OR. Ada banyak bagian sparepart dan bahan habis pakai peralatan yang diperlukan untuk menjaga OR berfungsi pada pelayanan efisiensi puncak. Misalkan kerusakan chiller pendingin, penurunan daya dan generator gagal beroperasi, mesin sterilisasi autoclave rusak atau gas medis gagal bekerja, akan ada dampak konsekuensi keuangan bagi organisasi.

Pertimbangan yang paling jelas adalah biaya untuk memperbaiki, memelihara, dan / atau akhirnya menggantikan asset yang rusak. Lebih memperburuk situasi dengan waktu respon pada kebijakan dan tindakan penyelesaian kegagalan peralatan: Ketika kegagalan tersebut terjadi pada akhir pekan atau selama waktu libur, layanan perbaikan dibebankan pada tingkat premium, berbeda dengan biaya normal.  

Jika prosedur ini sudah berjalan dalam proses ketika kerusakan terjadi, ada biaya kerusakan lain mungkin tak ternilai dalam hal efeknya pada keselamatan pasien, kualitas perawatan pelayanan, dan reputasi rumah sakit itu sendiri.


Pertimbangan utama tambahan termasuk:

-    Waktu respon, keselamatan (safety), hukum (legal), persyaratan kualitas dan kepatuhan regulasi
-    Meningkatkan kehandalan dan availabelity asset
-    Mengatasi Inventarisasi Aset dan Status saat ini
-    Mengelola kompleksitas dalam perencanaan modal
-    Mengatasi pertimbangan pemeliharaan asset
-    Mengatasi Maintenance asset sebagai investasi (bukan sebagai Cost a)
-    Peran Facility Manager
-    Menetapkan standar tertinggi akurasi penyusutan dan praktik terbaik dalam manajemen aset tetap akan melunasi dalam penghematan dan efisiensi
-     Membantu Manajemen untuk mengoptimalkan efisiensi bisnis dan anggaran modal rencana


Melakukan Praktek Terbaik

Mulailah dengan inventaris yang akurat (memvalidasi informasi aset tetap dengan melakukan inventarisasi fisik lengkap) untuk memverifikasi aset tetap rumah sakit. Tanpa itu, tidak ada jumlah proses menambahkan, kontrol, atau perhitungan yang benar dapat menjamin keakuratan akuntansi aset tetap.

• Dengan sebutan "hantu" aset. Sebuah "hantu" aset adalah properti yang afkir, hilang, dicuri, atau tidak dapat digunakan, namun masih terdaftar sebagai aset tetap aktif dalam sistem inventaris asset

•  Melakukan inventarisasi aset fisik tentunya didukung dengan aplikasi Sistem Asset Manajemen yang baik. aktiva tetap harus diinventarisasi secara berkala dan teratur menggunakan metode standar di setiap unit bisnis. Departemen Bagian Umum, Departemen Gudang Inventaris dan fasilitas departemen harus bekerja sama untuk membangun sebuah sistem untuk melakukan persediaan back up serta menciptakan aset baru dalam sistem manajemen aset tetap pada saat pembelian. Dengan cara ini, kedua tim fasilitas dan manajer keuangan aset tetap dapat yakin bahwa prosedur operasional yang berkelanjutan akan menghasilkan informasi yang paling akurat mungkin dalam sistem manajemen aset tetap sistem kesehatan.

• Tag pemilahan aset (secara penting dan tepat). Ketika rumah sakit memiliki banyak asset tetap yang hampir identik/ sama, hal itu bisa sangat mudah untuk membuat kesalahan dengan membuat catatan duplikat aset atau gagal untuk membuang aset yang benar ketika aset identik yang sama diafkir/ pensiun. Dimungkinkan dalam satu ruangan pelayanan, terdapat satu unit alat elektromedik dengan merk dan jenis yang sama tetapi memiliki serial number yang berbeda. Solusi termudah adalah untuk menandai setiap aset dengan identifikasi unik dalam bentuk label barcode. Ini memberikan keuntungan tambahan mempercepat proses persediaan gudang melalui penggunaan teknologi genggam yang dapat memindai dan merekam setiap kode barcode dalam waktu detik.

•  Berinvestasi pada software akutansi dan gudang inventaris. Saya menyarankan agar Anda:   Jumlah alamat aktiva tetap yang akan diinventarisasi dalam aplikasi keuangan, Melakukan inventarisasi tahunan dalam Supply Chain Management, Menetapkan standar untuk persediaan dilakukan

• Berkoordinasi dengan pengguna asset dan mengambil keputusan kebijakan yang tepat,  persediaan bahan habis pakai, sparepart bagian, pemeliharaan asset merupakan riwayat rantai yang tidak  terputus. Tentunya perlu dipahami kebutuhan asset alat kesehatan khusus menyesuaikan dengan pasien infeksius dan pasien non infeksius pada infeksi nosokomial yang berkembang

Ketika ditambahkan ke dalam formula penyusutan aktiva tetap manajemen, solusi terintegrasi akan menghemat waktu melalui rekonsiliasi otomatis pada data persediaan terbaru. "Dioptimalkan" software secara ototatisasid dan online mengurangi kesalahan karena data persediaan tidak harus secara manual kembali masuk ke dalam sistem. Untuk solusi efektif, harus mudah mengintegrasikan ke proses depresiasi yang ada aset tetap dan sistem buku besar Anda.

Untuk lebih mengurangi risiko kesalahan manusia perlu dan membuat penggunaan terbaik dari waktu karyawan, adalah penting bahwa sistem manajemen aset tetap mengintegrasikan dengan sistem akuntansi Anda. Semua modul manajemen aset tetap harus mengintegrasikan mulus bersama-sama dan mendamaikan dalam satu sistem terpusat catatan. Setiap kali data dapat secara otomatis dibagi antara aplikasi, waktu berharga yang disimpan yang seharusnya dapat dihabiskan secara manual kembali memasukkan data penting. Integrasi juga memastikan bahwa kesalahan klerikal, seperti kesalahan ketik, tidak biaya uang rumah sakit dan kompromi akurasi

Bermigrasi dari spreadsheet. Secara historis, manajer aset tetap telah menghitung penyusutan dengan menggunakan sistem warisan dan spreadsheet / workbook (non-sistem record) bahwa mereka harus mempertahankan secara manual. Membuat spreadsheet depresiasi membutuhkan pengeluaran besar waktu dan spreadsheet rentan terhadap banyak masalah, termasuk:

• Kesalahan dalam formula yang tidak diketahui dan menyebabkan salah perhitungan 
• Perubahan aturan dan peraturan pajak yang tidak mendapatkan dimasukkan
• Kurangnya jejak audit dan sejarah
• Ketidakmampuan untuk dengan mudah mengubah metode penyusutan untuk aset

Dimana jangan sampai sistem manajemen manajerial seperti undur-undur berjalan mundur, mubazir. 


Permasalahan :

• Belum terintegrasinya secara menyeluruh antara asset dengan inventaris yang masih manual
• Belum terintegrasinya aplikasi yang sudah terbentuk dengan aplikasi lain
• Tidak terencananya breakdown asset, saat kerusakan alat, tidak ada alokasi biaya perbaikan, pelayanan pasien di lapangan tertunda
• Tidak ada alokasi biaya pemeliharaan kontrak service alat kesehatan teknologi tinggi dan critical care lifesupport
• Tidak adanya system pelaporan dan evaluasi yang berkesinambungan
• Ketegasan dalam pengambilan peran kebijakan berhubungan dengan pelayanan
• Kecepatan respon keluhan perbaikan dan costumer care
• Tidak hanya berlaku bagi rumah sakit saja, tetapi juga pada asset manajemen vendor sebagai penyedia dan leader produk asset

Solusi :

• Menerapkan aplikasi SIMRS yang terintegrasi seluruh rumah sakit
• Menerapkan aplikasi SAMRS yang terintegrasi seluruh rumah sakit
• Koordinasi secara menyeluruh dari pihak manajemen, perencanaan, keuangan, sumber daya manusia, unit pengadaan   dan pihak terkait terhadap pengelolaan aset.
• Melakukan audit sertifikasi ISO 9001:2008 Manajemen Mutu secara berkala setiap 3 tahun. Sistem manajemen saat ini sangat terkait dengan keberhasilan dan kelangsungan hidup rumah sakit sebagai organisasi. Secara bersamaan, CEO dan Top Manajemen bisa menekankan pada penilaian mandiri (independent assessment) yang membantu memastikan sistem manajemen mereka 'sesuai tujuan'. 
• Melakukan audit sertifikasi ISO/IEC 27001, merupakan standar sistem manajemen keamanan informasi atau dikenal juga dengan Information Security Management System (ISMS). ISO/IEC 27001 sekarang ini telah banyak diterapkan oleh perusahaan-perusahaan yang banyak menggunakan aplikasi IT dalam kegiatan bisnisnya.
• Melakukan praktek terbaik dalam pengelolaan, pendataan inventarisasi aset, dan perencanaan asset jangka menengah dan jangka panjang.
• Evaluasi manajemen aset secara internal dan eksternal melalui konsultan. Sehingga adanya kesalahan itu tidak untuk dimaklumkan, tetapi untuk dikoreksi dan diperbaiki. Dengan melihat permasalahan dari hulu ke hilir dan sudut pandang berbeda. Dengan target peningkatan pelayanan yang dinamis dan mengikuti perkembangan teknologi. 
• Meningkatkan sarana dan prasarana pendukung di lapangan sesuai kebutuhan pelayanan manajemen aset.

Teknik elektromedis di dalam hal ini hanyalah pelaksana di lapangan, dimana sebetulnya pengelolaan aset manajemen adalah ranah bagian Umum dan Aset, akan tetapi ada sangkut pautnya dengan pekerjaan teknik elektromedis yang melakukan pemeliharaan dan perbaikan kepada asset. Regulasi dan kebijakan sepenuhnya dipegang oleh manajemen dan organisasi. Dalam menuju visi dan misi organisasi yang lebih baik dan upaya peningkatan pelayanan, seharusnya manajemen asset rumah sakit bisa sesuai dan sejalan dengan perkembangan pelayanan di lapangan. Dengan adanya validitas data dan evaluasi secara bertahap  niscaya permasalahan yang bersangkutan dengan pengelolaan asset akan lebih ringan dan mudah untuk diantisipasi.

Artikel ini Reposting Tahun 2016